课件-资料归档那些事(何慧)

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楼主 2018-12-05 13:53:53
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资料归档的定义      

      资料归档是指机关、团体、企业、事业单位的文书处理部门在文件输入完毕后,按有关规定,对其中有查考保存价值的文件,按照他们在形成过程中的自然规律和特点,进行分类、排列、编目,使之有序化,并向档案室或档案人员移交的过程。

     归档的目的是长时间存放有组织的数据集,确保其将来能够被精细地查索。


资料归档的整理原则

1、归档文件整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系。

2、归档文件整理应区分不同价值,便于保管和利用。

3、归档文件整理应符合文档一体化管理要求,便于计算机管理或计算机辅助管理。

4、归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。


养护资料归档管理

养护内业资料档案归档形式

     根据集团养护部要求,为了更加科学、规范、精细化管理内业资料,养护内业资料归档分为以下两种形式:

1、日常养护管理过程资料。按照养护工作视觉识别手册要求进行。

2、年度归档资料。严格按照《江西省高速集团养护资料立卷归档办法》执行。


日常养护管理过程资料

案卷由档案盒、案卷封面、卷脊、组成。

档案盒外表规格为:320*240mm,厚度常用规格分别为40mm、50mm的蓝皮塑料档案盒。可根据资料厚度选择档案盒规格。

档案盒卷脊由集团LOGO、文件名称组成。卷脊背签按照档案盒插签处实际大小制作。


档案盒卷脊由集团LOGO、文件名称组成。卷脊背签按照档案盒插签处实际大小制作。


  • 案卷封面作为资料的正表面。

  • 封面由题名、立卷单位组成。

  • 整本资料利用 抽杆夹固定。


养护档案管理分类




养护资料归档

制度管理


日常综合管理


计划管理


基础与技术管理


养护工程管理


安全生产管理


材料管理


机务管理


机电设备管理


年度归档资料

养护管理文件立卷档号编制说明如下:

    XXYH·SS·M·N·O - C

  •     XX 指路段管理单位名称第一个拼音字母, YH 属养护资料;

  •     SS 指各路段管理单位所属收费所、养护所名称的第一个拼名字母。如在本路段单位前二个字母出现重复,可在SS后面加字母用以辨识(以简洁为主)。管理中心(处、公司)层面不需要填此字母。

  •     M·N·O  指附件一种的档号栏内容;

  •     - C  指分册流水号。


采用标准无酸牛皮科技类档案盒。外表规格为:310*220mm,厚度常用规格分别为40mm、50mm。可根据资料厚度选择档案盒规格。


采用牛皮纸打印。    

  • 案卷题名:应简明、准确提示卷内文件的内容。主要包括附件一分类目录大纲中第*部分名称、档号+一级编制内容、二级编制内容文件名等;

  • 立卷单位:指负责文件材料组卷的单位或项目负责部门。

  • 起止日期:指案卷内文件材料形成的起止日期。

  • 保管期限: 指组卷时划定的保管期限。按照文件材料的重要程度、历史查考价值一般分为永久、定期(长期30年、短期10年)二种。组卷单位可参照附件一分类目录大纲填写,也可根据实际工作性质调整。

  • 档号:根据上述档号编制说明填写。


规格为:297mm*210mm,即A4纸张。

  • 序号:为阿拉伯数字从1起依次标注

  • 文件编号:应填写文件材料的文号或图样的图号、项目代号等。

  • 责任者:应填写文件材料的形成部门或主要责任者,只填一个主要的,其他以“等”代之。填负责人姓名时,要冠其相应的职务

  • 日期:应填写。应用8位阿拉伯数字写年度、月、日如20140302。对没有落款日期的文件材料,应根据文件内容加以考证并填写。实在不清楚月日的用4个0000代替,如20140000。

  • 页号:应填写每件文件材料的首页标注的页号,最后一份文件标注首/尾页号。页号的编号方法是在有文字或图样材料正面的右下角、反面的左下角填写页号,;卷内目录,卷内备考表不编写页号。如所归档文件属符合档案保管要求的成本成册的材料,已编有页号的只需要在卷内文件目录页号中填写册数。

  • 备注:应视情填写归档文件需要补充和说明的情况,如密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。


  • 说明案卷内文件材料的件数、页数,不同载体文件的数量以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。如有附件材料的,应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号,并注明其载体形式。

  • 备考表采用即A4纸张。

  • 立卷人:应由责任立卷人签名。

  • 立卷日期:应填写完成立卷的日期

  • 检查人:应由案卷质量审核者签名


文字材料可采用整卷装订或单份文件装订两种形式。装订采用三孔一线法,装订时靠装订边(左边)和下边取齐。对批语、签注意见写在文件装订线上的,应予以粘贴补宽,对纸张规格大小差别较大的文件应适当补贴或折叠。图纸可不装订,但同一项目应统一; 5页以下的可用胶水粘贴左上角;10年保管的,可不拆钉,保持原貌,其余不应有订书针、曲别针、大头针等金属物。


各单位归档资料图集


省公路监理公司



江西恒信工程检测集团有限公司



开发总公司(杨梅岭养护站和新干养护站)



景德镇管理中心工程养护部



      养护资料档案管理是高速公路养护管理工作的有机组织部分。科学规范的养护管理档案就是要把养护管理活动过程中所形成的具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史资料完整、准确、系统地记录下来。它是维护历史真实面貌的一项重要工作,是提高工作质量、工作效率的必要条件,更是科学分析、决策的重要依据。



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